エクセル 表 作り方。 できる新人のエクセル一覧表の作り方!これだけは学べ。4ステップ!

Excelで作成する見やすい表の作り方

エクセル 表 作り方

データベースの作り方 始めに、データベースとはなにか、そしてデータベースの作り方についてみてみましょう。 データベースとは? まずは、データベースとは何かからです。 データベースとは「情報が集まったもの」を言い、特にコンピュータ上で扱うデータを指すことが多いですが、紙媒体である電話帳や辞書も「データベース」ということができます。 しかし「情報が集まったもの」すべてがデータベースではありません。 データベースは「関連するものが整理・統合」され、「検索・活用」しやすくされたデータである必要があります。 「関連するものが整理・統合」されているとはどのようなことでしょうか? 例えば、日ごとの売上のリストがあり、それとは別に日ごとの仕入れのリストがあるとします。 当然、売上のリストには売り上げのデータのみが入力されており、逆もまたしかり、というのが整理の一種です。 さらに、同じ列に売上金額が入力されている、というのも同様です。 また統合とは、ダブったデータがある時には一つにまとめられているということで、例えば同じ売り上げデータが2つないような状態にすることを言います。 その他検索のしやすさ、活用のしやすさも考えてまとめられた表が「データベース」なのです。 ではなぜデータベース化を行うのでしょうか? データベース化を行うと、次の機能が使いやすくなります。 これらをできるようにするために、データベース化が必要なのです。 データベースの作り方 では、実際にエクセルでデータベースを作ってみましょう。 エクセルでデータベースを作る時には「テーブル機能」というものを使うと便利で、その際には3つ気を付けることがありますのでそれぞれ説明します。 先頭行は項目名にする まず注意することの一つ目は「先頭行は項目名(タイトル行)にすること」です。 最後にテーブル機能で行う「テーブル化」ではタイトル行が必要です。 ですから、先頭行は必ずタイトル行にしましょう。 データは1行1件 二点目は「データは必ず1行1件にする」ことです。 例えば、上の例のように一人に2つの住所があるからといって2行使ってはいけません。 一部の内容が違っていればデータのダブりにはならないと考えましょう。 なお、セルの結合や空白セルも同様の理由でやってはいけませんので、併せて注意しましょう。 データベース部分は他と離す 三つ目として、例えばタイトルやメモとして記録しているもの、表をもとに計算したデータなどはデータベース部分と離して作成することが必要です。 テーブル化する時に不要なものがデータベース部分にくっついていると、適切な範囲を取得できません。 ですから、データベース部分は他と離す必要があるのです。 テーブル機能を使ってテーブル化 最後に、テーブル機能を使ってテーブル化を行います。 データベース部分のセルのどれかにカーソルを合わせた状態で、「挿入」タブにある「テーブル」をクリックします。 すると、自動でデータベース部分が認識されます。 そのままOKを押すとテーブル化が完了です。 テーブル機能を使うと、集計やフィルタリング、重複の削除などが簡単に行えるようになり便利ですよ。 データベースをもとによく使われる機能を紹介! では次に、データベース化したデータをもとによく使われる機能を2つ紹介します。 データの抽出(フィルタリング)の仕方 一つ目は、データの抽出(フィルター)機能です。 先ほど紹介したテーブル化を行った場合にはすぐに使えますし、そうでない場合でもタイトル行のセルを選択した後「データ」タブの「フィルター」を押すと使えます。 フィルター機能の使い方は次の通りです。 フォーム機能の使い方 次に、フォーム機能を紹介します。 フォーム機能とはデータがフォーム形式で表示されるもので、大量のデータ入力などの際にとても便利です。 フォーム機能を使えるようにするための手順は次の通りです。 (1)「ファイル」タブを押す (2)「オプション」をクリックする (3)「リボンのユーザー設定」を選択し、任意の場所をカーソルで指定し「新しいタブ」をクリックするとともに必要に応じて名前を変更する (4)画面右側の追加したタブをクリックし、画面左側の「コマンドの選択」を「すべてのコマンド」にした後中央部分程度までスクロールし、「フォーム」選択後「追加」をクリックする (5)表のいずれかのセル選択後に新しく追加したタブをクリックし、「フォーム」ボタンを選択する (6)完了 これでフォーム機能が使えるようになります。 なお、タブに追加するまでの(1)~(4)の作業は1回きりになっています。 おすすめのデータベーステンプレートはこれ! 最後に、おすすめのデータベーステンプレートのダウンロードサイトを紹介します。 Officeテンプレート まずは「MicrosoftのOfficeテンプレート」からです。 Microsoftではエクセルやワード、パワーポイントのテンプレートを無償で提供しており、個人用から業務用まで様々なものをダウンロードできます。 例えば、業務用でいうと日々のセールス活動の予算や成果を記入でき、計画的に管理できる「売上管理表」や、確定申告で使用する公式収支内訳書の作成に活用できる「収支管理表」、顧客の情報を管理活用しやすい「顧客管理表」などがあります。 エクセルカードHARI 次に「エクセルカードHARI」も面白いです。 エクセルカードHARIはフリー版で最大100項目、データ件数1万件を管理できるデータベースソフトです。 入力はフォームがあって入れやすくなっています。 また、一覧表は項目を選んで出力することができます。 ダウンロードはから行えます。

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初心者のExcel表作成に必要なコツや考え方

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練習すれば30秒以内で作れると思います(実際に私は20秒で作れました)。 サンプルファイルのダウンロード 完成した「九九表」はこちらから無料でダウンロードできます。 今回使用したエクセルの機能 今回は以下の4つの機能を使いました。 各機能の詳細は以下で解説します。 オートフィル(【手順4】で利用)• 貼り付けオプション(【手順6】で利用)• 複合参照(【手順7】で利用)• ショートカットキー(【手順5】【手順6】【手順8】【手順9】で利用) オートフィル(【手順4】で利用) オートフィル機能は セルに入力された値に関する連続したデータを自動で入力する機能です。 オートフィルが可能なのはエクセルに用意された以下の11種類の値ですが、これ以外にも自分で任意の数値を登録することが可能です。 Sun、Mon、Tue、Web、Thu、Fri、Sat• Sunday、Monday、Tuesday、Wednesday、Thursday、Friday、Saturday• 日、月、火、水、木、金、土• 日曜日、月曜日、火曜日、水曜日、木曜日、金曜日、土曜日 月• Jan、Feb、Mar、Apr、May、Jun、Jul、Aug、Sep、Oct、Nov、Dec• January、February、March、April、May、June、July、August、September、October、November、December• 1月、2月、3月、4月、5月、6月、7月、8月、9月、10月、11月、12月• 睦月、如月、弥生、卯月、皐月、水無月、文月、葉月、長月、神無月、霜月、師走 四半期• 第1四半期、第2四半期、第3四半期、第4四半期 十干(じっかん)• 甲、乙、丙、丁、戊、己、庚、辛、壬、癸 十二支(じゅうにし)• 干支については、以下の記事で詳しく解説しています。 ぜひご覧ください。 貼り付けオプション(【手順6】で利用) セルの内容を「コピー」し、他のセルに「貼り付け(ペースト)」時に、内容を指定できる機能が「貼り付けオプション」です。 通常の「貼り付け(ペースト)」ではコピーしたセル内容の全てを貼り付けますが、 「貼付けオプション」を使用すると必要な内容だけ指定して貼り付け出来ます。 今回使用したのは「行列を入れ替えて貼り付け」です。 その他よく使うのは「値のみ貼り付け」「数式のみ貼り付け」「書式設定のみ貼り付け」です。 貼付けオプションは作業効率向上が高く頻繁に使うので、使いこなせるようになって下さい。 複合参照(【手順7】で利用) この「複合参照」機能が今回のポイントです。 ひとつずつ手入力したのでは日が暮れてしまい、いくら時間があっても足りませんし、入力ミスも多発しますのでリスクも高いです。 エクセルの参照には「相対参照」「複合参照」「絶対参照」の3種類があります。 A1:相対参照(A列:流動/1行目:流動)• この式を縦(下方向)にコピーすると、以下の様になります。

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・在庫管理表が、作った本人しか分からない。 もはや本人も分からない ・表の入力を間違えても、ミスが気づけない ・エクセルの行や列を継ぎ足しで作っていて、複雑化している… ・担当者がいないと、業務が止まる ・エクセル関数やマクロを入れて自動化したい! エクセルに限らず、在庫管理表を使っていて、こんなことを感じていませんか? 私はかつて、製造業で勤務したことがありますが、在庫管理表はエクセルのデータは、どこの数値を参照しているの?となったり、データにミスがあっても、どこが間違っているのかが分からない…という状況でした。 その結果、データの修正に時間ばかりかかっていました。 しかし、エクセルマクロを学び、管理表を作成することで、業務効率化し、年間100時間以上の業務時間を削減しました。 その成果を評価され、企業のパソコン講師を経験するまでになりました。 この記事では、そんな私が、エクセルマクロを使った在庫管理表の作り方を解説します。 コピペして使えるマクロのコードも紹介していますので、ぜひこのまま読み進めていってください。 そもそもエクセルマクロVBAとは?とギモンに感じているなら、こちらの記事がオススメです。 在庫管理でやってはいけないこと [1] 欠品の状態になること [2] 製品在庫を大量に抱えてしまうこと [1] 欠品の状態になること 欠品状態になると、注文があっても、販売できないので、せっかくの売上を逃してしまいます。 [2] 製品在庫を大量に抱えてしまうこと 製品在庫を大量に抱えると、販売しきれずに売れ残りが生じてしまいます。 売れ残ると ・倉庫のスペースがなくなり、他製品の保管ができない。 ・誤出荷の原因 ・売れ残り処分のために、乱売して価格下落し、売上ダウン 在庫を持つ場合、この2つの状態にならないように管理することはとても重要です。 在庫管理表に必要な3つの機能 在庫管理表に必要な機能は、以下の3つです。 [1] 欠品の状態にならないこと [2] 製品在庫を大量に抱えないこと [3] 入力が簡単であること [1]と[2]は、在庫管理をする上で、ゼッタイに抑える項目であることは、既にお伝えした通りです。 この2つに加えて、[3] 入力が簡単であること は、管理表を維持していく上で、重要です。 たとえば、入力項目が多いと、「データ入力がメンドウだから、後でやろう」となってしまい、入力漏れにつながるからです。 管理表を作成する場合、データ入力者のことまで考えて、設定しないと、カタチだけの管理表になってしまいます。 無料テンプレートを使えば、カンタンに在庫管理が出来る!と思うかもしれません。 しかし、メリットとデメリットがあります。 もちろん、あなたの要望を満たしたものがあれば、とても役立つでしょう。 ただ、そんなオイシイ話はなかなかありません。 ここでは、フリーでダウンロードできる在庫管理表のメリットとデメリットを紹介します。 スグに使えて、必要項目が入力されているのは、魅力的です。 しかし、無料の在庫管理表では、あなたの業務に、そのまま使えるとは限りません。 むしろ、ほとんど場合、使えないでしょう。 もしあなたが、入手した在庫管理表のポテンシャルを完全に発揮させたいなら、在庫管理表を自力でアレンジできる力が必要です。 アレンジする力があれば、エクセル関数を変更したり、マクロを入れ込んで、業務の大半を、入力ミスなしで、しかも自動化することができます。 ですので、無料テンプレートに頼りつつ、自力で編集する力を付けるのが、使いやすい管理表を作るための近道です。 管理表は、エクセル関数よりエクセルマクロVBAで作った方が便利!その3つの理由 エクセルで、在庫管理表を作るために、必要なスキルとして、すぐに思い浮かぶのが、 エクセル関数とエクセルマクロVBAです。 もし、エクセルマクロVBAという言葉を初めて聞いた方は、こちらの記事で詳しく紹介していますので、合わせて読んでみてくださいね。 エクセル関数を利用している在庫管理表が多いですが、実はエクセルマクロVBAが便利です。 その理由は以下の3つです。 エクセルマクロなら、 [1] エクセルファイルが壊れにくい [2] エクセルマクロ見積もり書や請求書と連動できる [3] 習得難易度は、エクセル関数と難易度はあまり変わらない 一つずつ紹介していきます。 すると、エクセルファイルが、とても重くなります。 データ数が100行程度であれば、影響は少ないですが、200行、300行とデータが増えていくと、どんどんエクセルファイルが重くなります。 エクセルファイルが重くなると、どうなるか? エクセルファイルの処理速度が遅くなり、エラーが出て、強制終了の頻度が増え、最悪の場合、ファイルが壊れます。 せっかく蓄積したデータが壊れたら、かなりマズイ状況になります。 マクロが便利な理由2|見積もり書や請求書と連動できる エクセル関数で出来るのは、せいぜいエクセルファイル内の自動計算です。 しかし、エクセルマクロを使えば、さらに便利な機能を使えます。 たとえば、エクセル関数にはできないが、エクセルマクロにできることは以下のようなことがあります。 ・自動印刷 ・見積もり書や請求書を自動で作成 ・ワードを呼び出して、処理を行う エクセルマクロなら、出来ることが幅広いので、在庫管理表をベースにして、さまざまな機能を付与できます。 マクロが便利な理由3|習得難易度は、エクセル関数と難易度はあまり変わらない 一般的に、エクセルマクロとエクセル関数を比べたら、エクセルマクロは習得が難しそうと思われがちです。 しかし、そんなことはありません。 実は、エクセルマクロとエクセル関数と難易度はあまり変わりません。 このようにエクセルマクロとエクセル関数では、記載する量や、見やすさは、ほとんど変わりません。 一般的に、エクセル関数の方がマクロよりカンタンだと思われがちですが、必ずしもそうではありません。 しかも、エクセルマクロでは、自動印刷など、エクセル関数で出来ないことができます。 同じ時間をかけて、エクセル関数を習得するなら、エクセルマクロを覚える方が、かなりトクします。 マクロでシステム化した在庫管理表の使い方・機能を動画で解説 エクセルマクロVBAを利用した「在庫管理表」の使い方について紹介していきます。 できるだけ使いやすくするために、シンプルなものを目指しました。 この記事で紹介する「マクロを使った在庫管理表」の使い方・機能について、まずは動画でご覧になってください。 クリックしてご覧になってください。 なお無音ですので、音量設定は不要です。 簡単なのに便利!エクセルマクロVBAを使った在庫管理表の作り方 エクセルマクロVBAを利用した「在庫管理表」の作り方について紹介していきます。 作り方1|シート「品目表」に必要項目を入れ込む 品目表に必要となる項目を入れ込みます。 これで、ボタン一つで、処理が終わるようになっています。 もし、マクロを起動する方法や設定方法が分からない場合は、こちらの記事の中で、紹介していますので、合わせて読んでみて下さい 「更新」ボタンを押したら、情報が読み込まれて、更新された行は自動で灰色になる また、「更新」ボタンを押すと、シート「品目表」も更新されます そのとき、「D列|現在の在庫数」が「C列|最低保管在庫」を下回ると、行が自動で黄色になります。 黄色に変化することで、アラート機能の役割を果たします。 作り方3|マクロのコードテンプレートをVBEコピペして利用 この記事で作った在庫管理表のマクロのコードは以下の通りです。 Range "A65536". End xlUp. Range "A65536". End xlUp. Value "" And ws2. Value "" Then MsgBox "入庫数と出庫数のどちらかを削除してください" Exit For ElseIf ws2. 更新済ならスキップ--- If ws2. Value '---E列|日時の計算--- ws2. Value Then ws2. Value Exit For End If Next '---G列|入庫数を入れ込む--- If ws2. Value "" Then ws2. Value "" Then ws2. Value Then ws2. Interior. Value '---「現在の在庫数」が「最低保管在庫」を下回ったら黄色にする--- If ws1. Value Then ws1. Interior. テンプレートをダウンロードしたい方はコチラから 今回紹介したエクセルマクロを一から作るのは大変なので、テンプレート エクセルマクロのコード含む は無料でダウンロードできるようにします。 以下のフォームにメールアドレスを入力いただくと、返信メールからエクセルファイルをダウンロードできます。 読み込んでいます... ぜひご活用ください。 まずは試してみる!使いながら、自分でアレンジしていこう エクセルマクロを利用した在庫管理表については、詳しく解説しました。 この記事で紹介した在庫管理表を応用すれば、出庫伝票を作ったり、月別に請求書を自動印刷することも可能です。 このようなシステム化は、エクセル関数では出来ません。 マクロを使うことのメリットは、非常に大きいです。 しかし、この記事で紹介している内容だけでは、あなたの業務を劇的に軽くすることはムズカシイでしょう。 なぜなら、ここで紹介しているマクロを利用して、あなたの業務に合わせてカスタムする必要があるからです。 そのアレンジするスキルを身に付けないと、どれだけマクロのコードを入手しても、効果は少ないでしょう。 もし、あなたが 「もっと自分の業務にあったものを作りたい!」、「編集できるようになりたい」と思うなら、がオススメです。 アレンジする力があれば、マクロのコードを編集して、業務の大半を、入力ミスなしで、しかも自動化することができます。 ぜひ、あなたもエクセルマクロVBAを学んで、メンドウな業務をシステム化しましょう。 gene320.

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